Wie organisiert man eigentlich eine Team Foundation Server Einführung? Welche Rollen gibt es bei der Umstellung einer Application-Lifecycle-Management-Plattform? Und welche Mittel sollten die Beteiligten zur Kommunikation von Anforderungen, Änderungswünschen, Fehlermeldungen und Ankündigungen haben?
Motivation
Die Einführung oder Umstellung einer ALM-Plattform ist ein mehr oder weniger großes Unterfangen – ein klassisches Projekt. Und wie in Projekten üblich gibt es verschiedene Verantwortlichkeiten die auf unterschiedliche Schultern verteilt werden müssen – den Rollen. Wesentlich für den Erfolg und die Akzeptanz der entstehenden Lösung ist der Informationsaustausch zwischen den Beteiligten – die Kommunikation.
In unseren ALM-Projekten tritt immer wieder die Fragestellung nach den richtigen Prozessen und Werkzeugen für die Einführungsphase auf. Das folgende Schaubild soll eine allgemeingültige Antwort auf diese Frage einleiten:
Die Rollen
TFS User (Anwender)
Die künftigen Benutzer des Systems. Je nach Schwerpunkt und Hintergrund haben die Benutzer ganz unterschiedliche Erwartungen an das System. Diese Erwartungen müssen aufgenommen, adressiert, korrigiert oder erfüllt werden. Die Akzeptanz der Benutzer ist wesentlich für die Abnahme der entstehenden Lösung.
Help Desk
Bestehend aus Support-Mitarbeitern die häufig auf einer bestehenden Infrastruktur aufsetzen können. Teilweise haben diese Mitarbeiter auch weitere Systeme, für die sie Unterstützung leisten. Der Help Desk nimmt sich zum Beispiel über ein Ticket-System der Probleme und Anfragen der Anwender an und pflegt das User Forum.
User Board
Setzt sich zusammen aus Repräsentanten des Help Desk und TFS Core Teams sowie den Power-Usern. Power-User besetzen Schlüsselpositionen (z.B. Scrum-Master, Configuration-Manager oder QS-Verantwortliche) und nutzen das System von Anfang an. Optimalerweise waren sie Mitglied in den Pilotteams. Dieses Team trifft in Vertretung der Anwender Entscheidungen zu Lösungsoptionen und zu Prioritäten der Aufgaben des Kernteams. Es besitzt aber keine Budgetverantwortung und hat damit nicht das letzte Wort bzgl. von Zeit- und Kostenplänen.
TFS Core Team
Das Kernteam stellt die Exekutive dar. Es ist mit der Erstellung von Konzepten und Lösungen sowie deren Umsetzung betraut und besteht aus dem Projektleiter für das Einführungsprojekt, externen Beratern und internen Mitarbeitern. Hier steckt das tiefe Wissen um Möglichkeiten und Grenzen der Plattform. Idealerweise hat der Projektleiter ebenfalls die Budgetverantwortung über das gesamte Projekt.
Projektsponsor / Management
Nicht unberücksichtigt bleiben soll an dieser Stelle das Management bzw. die Projektsponsoren. Eine wesentliche Aufgabe des Projektleiters des ALM-Einführungsprojekt ist die Abstimmung von Zeit- und Kostenplänen sowie die Kommunikation von Erfolgen gegenüber den Geldgebern und Entscheidern. In der Grafik ist diese Rolle nicht berücksichtigt worden.
Die Mittel
Ticket System
Ein sehr einfach zu bedienendes System zur Meldung von Änderungswünschen und Fehlern durch die Anwender. Tickets werden durch den Help Desk bearbeitet und in kritischen Fällen an das TFS Core Team über deren Backlog weitergegeben. Eine einfache Möglichkeit ist die Verwendung von Work-Items im TFS. Ein einzelner Request-Typ ist hier in vielen Fällen ausreichend. Über den Web Access können Benutzer auch ohne Installation schnell und einfach zugreifen.
User Forum
Ein vom Help Desk gepflegtes Forum zur Dokumentation von Best-Practises, Erfahrungen und Lösungen bekannter Probleme. Frei nach dem Motto User-helfen-Usern. Das User Forum wird zum Beispiel als Discussion Board im Teamportal betrieben.
News
Änderungen am System müssen angekündigt werden sobald auch nur ein Benutzer betroffen ist. Unangekündigte, unerwartete Änderungen oder Wartungsarbeiten – evtl. sogar mit Datenverlust – können zu sinkender Akzeptanz auf Anwenderseite führen und das Projekt beeinträchtigen. Prinzipiell lässt sich das in Form einer Announcement-Liste im Teamportal umsetzen, auf die sich Benutzer anmelden können (z.B. via RSS-Feed).
Trainings
Das TFS Core Team bietet den Anwendern Schulungen und Coachings zur neuen ALM-PLattform an und stellt Hands-On-Labs und Videos auf dem Teamportal bereit.
Backlog
Das Backlog bildet die Arbeitsgrundlage für Kernteam und dient als Kommunikationsschnittstelle zu User Board und Help Desk. Es wird im TFS auf Basis der Work Items – zum Beispiel Requirement, Bug und Task gepflegt.
Fazit
Kommunikation ist nicht alles. Konkrete, positive Ergebnisse erleichtern die Akzeptanz und bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Kommunikation. Erfolg ist was folgt. Einen Ansatz zur Steuerung dieser Kommunikation zeigte Ihnen dieser Beitrag.