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Stefan Mieth
ist Senior TFS Consultant bei der AIT und unterstützt Unternehmen bei der Einführung des Visual Studio Team Foundation Server. Er hat sich unter anderem der Definition und Verbesserung von ALM Prozessen verschrieben und hilft Unternehmen bei der Etablierung agiler Software Entwicklungs-Methoden und dem lösungsorientierten Anpassen der Werkzeugkette. Google+

Stefan Mieth

Reporting mit dem TFS Teil 1/3 – Berichte mit Excel

Freitag, 29. Juli 2011

Der TFS 2010 als zentrales Repository bietet die Grundlage zur Auswertung und Nachverfolgung des Projekt-Status und kann Ihnen helfen, rechtzeitiger potentielle Risiken und Probleme zu identifizieren – sofern diese Möglichkeiten genutzt werden. In diesem ersten, von insgesamt drei Artikeln, möchten wir Ihnen einen ersten Einblick geben, wie Sie mit wenig Aufwand den aktuellen Status Ihres Projektes mit Hilfe von Microsoft Excel grafisch aufbereiten und dadurch verständlich kommunizieren können.

In zwei weiteren Artikeln wird die Technik der Reporting Services, die vom SQL-Server 2008 zur Verfügung gestellt werden, näher betrachtet. Anders als bei einer Abfrage der Work Items über eine Query werden hierbei die Daten direkt aus der Datenbank abgerufen. Zum einen können diese aus dem Relationalen Datenbank-Anteil – dem Warehouse – bezogen werden, zum anderen aus dem OLAP-Cube, in dem in Dimensionen und Measures die Feldinformationen bereits aggregiert vorgehalten werden. Dies ermöglicht eine schnellere sowie Komplexere Auswertung, zum Beispiel um Berichte mit einem vergangenen Datenstand zu generieren. Da die Daten des TFS in festgelegten zeitlichen Intervallen verarbeitet werden, kann es hier zu Unterschieden zwischen den tatsächlichen und den angezeigten Werten kommen.

Work Item Queries in Microsoft Office Excel

Wie bereits einleitend erwähnt möchten wir Ihnen in diesem ersten Artikel einen Einblick in die Work-Item Datenauswertung mit Microsoft Excel die durch die Abfrage von Work Items im Team Ribbon ermöglicht wird, geben. Bei diesen Abfragen handelt es sich um die gleiche Art von Listen von Work Items wie sie auch bei Abfragen im Team Explorer verwendet werden. Das Team Ribbon in Excel bietet eine Schnittstelle zu den Work Items des TFS. Es wird bei der Installation des Team Explorers dem Excel Menü hinzugefügt. Hierbei werden die aus dem Team Explorer bekannten Queries verwendet, um die benötigten Informationen zu selektieren. Zum einen können diese Queries verwendet werden, um Work Items in Excel zu editieren. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn viele Work Items auf einmal bearbeiten werden sollen, wie zum Beispiel das ändern der Iteration oder des Status zum Beginn der nächsten Projektphase. Um mit dem TFS arbeiten zu können, müssen Sie sich zunächst mit dem Server verbinden. Hierzu wählen Sie den Button „New List“ und nach dem verbinden eine entsprechende Abfrage. Darüber hinaus ermöglicht der Button „New Report“ das automatisierte Erstellen von vordefinierten Berichten. Die Abfrage „All Work Items“ liefert alle Elemente des aktuell ausgewählten Projektes.

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Abbildung 1 – Das Excel Team-Ribbon

Der Benutzer hat nun die Auswahl zwischen verschiedenen vorkonfigurierten Berichten. Abhängig von der Art und den ausgewählten Spalten der verwendeten Query. Wenn Sie z.B. einen Bericht über die Anzahl der Bugs nach Priorität im zeitlichen Verlauf erstellen möchten, sollten Sie eine Query erstellen, die nach Work-Item-Typ “Bug” filtert und zudem die Spalte “Priority” enthält.

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Abbildung 2 – Die Berichtsauswahl

Nach dem bestätigen der Auswahl, erstellt Excel die gewünschten Berichte und verteilt Sie jeweils auf separate Excel-Sheets. Diese können nun nachträglich noch gefiltert, gedruckt, gemailt oder auch verworfen werden.

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Abbildung 3 – Die fertigen Excel-Berichte

Eine weitere Möglichkeit der Projekt-Unterstützung bieten die Agile Work Books für Excel, die von Microsoft mit dem Prozesstemplate „MSF for Agile Software Development v5.0“ mitgeliefert werden. Sie bieten die Möglichkeit, die Aufgaben eines Projekts sowie die einzelnen Iterationen zu planen. Hierzu wird das Backlog des Projektes über eine Query an eine Liste der aktuellen Anforderungen und Aufgaben gebunden. Über die Informationen aus Spalten wie Iteration, Assigned To und Effort werden die Kenndaten für die kommende  bzw. aktuell laufende Iteration gewonnen. Im Iterations-Planungsmeeting kann nun interaktiv die Ressourcenplanung vorgenommen werden, wobei Randparameter wie Tagesarbeitsstunden, Feiertage oder auch Urlaube der Team-Mitglieder berücksichtig werden können. Das Ergebnis dieser Planung mit Excel ist eine detaillierte Übersicht der bevorstehenden Aufwände sowie deren Verteilung auf das Team. Das ebenfalls in den Agile Work Books enthaltene Burndown Chart kann während der Iterationslaufzeit Aufschluss über die Lage der Iteration liefern, und hilft somit den Agilen Gedanken des TFS aufzunehmen – Risiken und Problemen die frühzeitig erkannt werden, kann frühzeitig entgegengewirkt werden.

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Abbildung 4 – Workload und Burndown im Agile Workbook

Fazit

Die Interaktion des TFS mit Microsoft Excel ermöglicht es sowohl Projektleitern aus der Planungssicht auf das Projekt Einsicht zu nehmen, als auch dem Team die aktuellen Aufgaben komfortabel und ohne Overhead zu organisieren. Die bereits vorgefertigten Workbooks liefern viele Out-Of-The-Box Funktionalitäten, mit denen das Planen und nachverfolgen außerhalb des Entwickler-Fokus vereinfacht wird.

Möchten Sie auch einmal ein Projekt-Meeting mit wirklich aktuellen Kennzahlen führen? Möchten sie Agil, komfortabel und genau über ihre aktuellen Aufgaben bescheid wissen? Dann Fragen Sie uns!

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