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Stefan Mieth
ist Senior Consultant und Projektleiter bei der AIT und unterstützt Unternehmen bei der Einführung und Optimierung des Visual Studio Team Foundation Server. Er hat sich unter anderem der Definition und Verbesserung von ALM Prozessen verschrieben und hilft Unternehmen bei der Etablierung agiler Software Entwicklungs-Methoden und dem lösungsorientierten Anpassen der Werkzeugkette. +Stefan Mieth

Stefan Mieth

Projektstruktur durch Work Item Visualisierung – mit Microsoft Office Visio

Freitag, 28. Oktober 2011

Oft kommt es in einem Projekt vor, dass nach der erfolgreichen Aufnahme der Anforderungen die zunächst bekannten Möglichkeiten die Work Items zu überblicken nicht mehr ausreichen. Dazu kommt die Einschränkung, das Excel und Project jeweils nur ein Team-Projekt verwalten können. Dabei ist ein Überblick über die Gesamtanforderung an das Produkt für das gesamte Team hilfreich. Er schärft den Blick für das Projekt als Ganzes, ohne sich in Details aufzuhalten. Dieser Artikel zeigt Ihnen eine elegante Lösung, wie Sie mit Hilfe von Visio die Übersicht zurückgewinnen.

Betrachten wir zunächst die bekannten Möglichkeiten, Work Items darzustellen. Bevorzugt wird nach der Aufnahme von Anforderungen mit Word und dem Plug-In WordToTFS zum einen von Entwicklern Queries im Team Explorer bzw. im Web-Access verwendet. Die Teamleitung exportiert gerne die Aufgaben oder Fehlerlisten mit Excel, um sie besser kommunizieren und weiterverarbeiten zu können. Der Projektmanager wiederum verwendet Microsoft Project oder die Agile Workbooks um seine Team-Ressourcen und die Timeline zu planen. Gehen wir in der Zeitschiene etwas zurück, so wurde sicherlich einmal ein Brainstorming mit einem Mind-Mapping Tool erstellt. Es wurde eine sicherlich eine Vielzahl von Ästen und Blättern erzeugt, und durch die Grafische Art war leicht zu verstehen, was in welchem Bezug steht. Betrachtet man also diese sehr verständliche Art, Informationen darzustellen, könnte man sich fragen: Warum nicht auch Anforderungen als Grafiken darstellen? Warum nicht Visio als Grundlage hierfür verwenden?

Bevor Sie nun anfangen, Ihre Anforderungen von Hand in ein Visio-Diagramm zu gießen: Verwenden Sie doch die Datenbank-Schnittstelle von Visio!

Hinweis

Die nachfolgenden Aktivitäten benötigen Microsoft Visio 2007 oder 2010 sowie ausreichende Berechtigungen auf dem OLAP-Cube des TFS. Diese kann Ihnen Ihr Administrator erteilen.

 

Der TFS speichert alle seine Daten zum einen in einer relationalen Microsoft SQL-Server Datenbank, zum anderen in einem daraus generierten OLAP-Cube. Dieser Cube enthält voraggregierte Daten z. B. von Work Items. So können Sie einfach abfragen, welches Work Item zu welchem Zeitpunkt in welchem Status war, oder wie viele Bug Work Items im Status Active sind. Diese Datenquelle machen wir uns zu nutze, um sie von Visio automatisch grafisch aufbereiten zu lassen.

 

Wann ist dieses Vorhaben sinnvoll?

Szenario 1: Sie wollen einen Gesamtüberblick über alle Ihre Work Items eines speziellen Typs haben.

Szenario 2: Die bestehenden Tools wie Excel oder Project reichen nicht aus, da Sie Ihre Software in mehreren Projekten entwickeln.

Szenario 3: Sie möchten Ihren (Sub)Teams ein besseres Bild des Produktes vermitteln, und eine Grafische Aufbereitung dessen erstellen.

Um die Daten exportieren zu können, benötigen Sie grundlegend die Datenverbindung zur Datenquelle, dem Olap-Cube. Aber eins nach dem Anderen. Wählen Sie zunächst aus dem Dialog für eine neue Visio-Mappe die Kategorie “Business” und anschließend das “Pivot-Diagramm”. Im nachfolgenden wird Ihnen ein Assistent für die Datenverbindung zur Verfügung gestellt. Wir möchten als Datenquelle eine “Microsoft SQL Server Analysis Services” Verbindung erstellen.

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Für eine Erfolgreiche Anmeldung benötigt Ihr Benutzer-Account ausreichende Berechtigungen auf dem Cube, oder aber die Anmeldedaten eines auf dem Cube berechtigten Service-Accounts.

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Im anschließenden Dialog wählen wir die Cube-Perspektive “Work Item”, und speichern zuletzt die Datenverbindung ab. zweimal Next und Finish, und die Datenbasis steht.

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Auf der linken Seite sehen Sie nun die Daten-Kategorien und die möglichen Total-Werte, durch Auswählen der entsprechenden Elemente, können Sie nun die Work-Item Übersicht generieren.

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Das Ergebnis kann sich durchaus sehen lassen. Hier die Struktur der aktiven, abgeschlossenen und geplanten Anforderungen eines fiktiven Projektes…

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…und hier noch einmal in der Detailansicht.

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Tipp

Da ein solcher Baum schnell “unförmig” werden kann, probieren Sie doch einmal die funktion “Re-Layout Page” unter dem Reiter “Design” aus.

 

Fazit

Die Möglichkeit, die Work Items mit Visio im Handumdrehen grafisch aufzubereiten bietet eine ganz neue Wahrnehmung gegenüber dem Umfang und den Abhängigkeiten. Sei es die Projektstruktur, die getesteten Anforderungen oder die Liste offener Punkte – Für Manager, Teamleiter oder Entwickler:

Investieren Sie die Zeit, um diese Übersicht zu erstellen und Drucken Sie sie großformatig aus – Es lohnt sich!

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