Vor einiger Zeit haben wir über die Möglichkeit berichtet, wie Sie mit Microsoft Visio Work Items Visualisieren können. Der Nachteil bei der vorgestellten Methode ist das unkomfortable Filtern einer bestimmten Menge an Work Items. Bei unseren Kunden liegt das eigentliche Ziel aber oft genau darin. Eine Work Breakdown Structure (WBS) in Visio soll denselben Inhalt darstellen, wie er aus dem dazugehörigen Microsoft Project-Plan hervorgeht. Dieser Artikel beschreibt diese Art der Visualisierung aus einer Microsoft Project Datei.
Wie eingangs bereits angedeutet, stellt die Datenbasis bei dieser Methode nicht eine SQL-Datenverbindung, sondern einen MS Project Projektplan dar. Eine solche Struktur ermöglicht ein klares Zeit- und Ressourcenmanagement. Zum Beispiel kann durch die Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben (Tasks) die Auswirkung eines ungenügend sorgfältig abgeschätzten Bereichs auf einen Meilenstein, einfach analysiert werden.
Hinweis: Der nachfolgende Schritt benötigt das “WBS Modeler add-in for Visio 2010” das Sie kostenfrei direkt von der Microsoft Website herunterladen können.
Nachdem sie das WBS Modeler Add-In installiert haben, erscheint ein neues Visio Office Ribbon. Wählen Sie “Import” und im darauf folgenden Dialog Ihre zuvor angelegte WBS.
Das Add-In zeigt Ihnen nun die Struktur des Project-Plans in einer Hierarchischen Sicht an.
Nach dem Klick auf Draw werden alle WBS-Knoten in Visio importiert und verknüpft. Sie können die Art der Ausrichtung anschließend noch über Design –> Re-Layout Page an Ihren persönlichen Geschmack anpassen.
Das erstellte Diagramm beinhaltet neben dem Namen der Knoten Kurznotationen für verschiedene Eigenschaften, so haben Meilensteine eine Raute in der rechten oberen Ecke, oder verknüpfte Elemente einen Kreis in der linken oberen Ecke.
Weitere Informationen über die einzelnen Tasks können über das Kontextmenü –> Data –> Shape Data angezeigt werden. Hier sehen Sie unter anderem Start- und Enddatum, Kosten und Aufwände:
Fazit
Das Add-On WBS Modeler for Visio 2010 ermöglicht es auf einfache Weise eine grafisch ansprechend aufbereitete Übersicht über seine Projektpläne zu erstellen und zu erweitern. Es hilft gerade in Projektmeetings die eher abstrakte und tabellarische Form von Projektplänen zu verdeutlichen und den Projektumfang deutlich darzustellen.