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Eike Hirdes

Eike Hirdes

Experience the next Generation in Workflow Assistance for Developers: AIT AWE – The Automated Workflow Extension

Freitag, 01. April 2016

Das Tracking des Projektfortschritts durch den Entwickler stellt aus Sicht des Projektmanagers eine der wichtigsten Aufgaben zum Nachverfolgen der Arbeit und zur Bestimmung des Projekterfolgs dar. Doch leider passiert es uns Entwicklern häufig, dass wir durch die Arbeit an hoch komplexen Code, Implementierung kurzfristig neu-priorisierter Features oder ausgedehntes Bugtracking schlicht versäumen, den eigenen Fortschritt zu aktualisieren und abzutragen. Der Schreckensmoment kommt dann insbesondere vor Daily Stand-ups und Iterationsreviews, wenn auf Hinweis des Projektmanagers in letzter Minute die Tasks der letzten Stunden oder gar des vorherigen Tages auf dem Scrum Board dekrementiert und verschoben werden müssen.

AIT AWE 1Charakteristischer Burn-Down Chart ohne Einsatz von AIT AWE

Nach unseren erfolgreichen Team Foundation Server Erweiterungen „TFS ASAP“ und „TeamSystemPro Productivity Tools“ (siehe [1]) möchten wir Ihnen eine weitere TFS Extension zur automatisierten Workflowunterstützung vorstellen: AIT AWE – The Automated Workflow Extension. Die speziell auf Entwickler ausgerichtete Extension erlaubt es uns sich wieder ganz und gar auf unsere Kernkompetenz „Entwicklung“ zu konzentrieren, ohne einen weiteren Gedanken auf das unliebsame Nachverfolgen der Tasks verschwenden zu müssen.

Folgende Features bietet AIT AWE:

  • Durchgehende automatische Zustandsänderung und Dekrementierung von Work Items, insb. Blocker Tasks, während einer Iteration
  • Integration in Outlook zur Dekrementierung der Work Items während der Arbeitszeit oder auf Basis von Kalendereinträgen
  • Kapazitäten, sowie Ruhe- und Fehltage werden automatisch erfasst und berücksichtigt
  • On-demand ad-hoc Iterationskorrektur für die kurzfristige Präsentation des eigenen Fortschritts (bspw. für Stand-ups und Iterationsreviews)

AIT AWE ist schon nach nur kurzer Einrichtung einsatzbereit. Eine Korrektur auf Basis der Standardwerte gelingt ohne weitere Angaben und dank des Configuration Wizards lassen sich auch komplexe Einstellungen schnell vornehmen. In den folgenden Abschnitten werden die Funktionsweise und die Features von AIT AWE von der automatischen Dekrementierung bis hin zur Iterationskorrektur kurz erläutert und dargestellt.

Automatische Dekrementierung und Zustandsänderung

Die grundlegende Funktion von AIT AWE lässt sich simpel erläutern: Durch den AIT RNG© Service [2] wird ein Task des Entwicklers ausgewählt und der Status auf „aktiv“ gesetzt. Der Task wird anhand der Kapazitäten des Entwicklers sukzessive dekrementiert, bis der Aufwand die magische „0“ erreicht. Erst dann wird der Task geschlossen und der nächste bestimmt. So werden im Verlauf einer Iteration die eigenen Work Items abgearbeitet und geschlossen.

AIT AWE 2Einstellungsmöglichkeiten in AIT AWE

Durch den Einsatz verschiedener Burn-Down Templates kann die eigene Abarbeitungs-Velocity dynamisch für den Verlauf der Iteration bestimmt werden. So können Sie die automatische Abarbeitung der Work Items entweder an Ihre eigene oder dem in Ihrem Unternehmen typische Geschwindigkeit anpassen. Schließlich erlaubt die Angabe einer Misserfolgsquote (Failure Factor) zu bestimmen, wie viele Work Items am Ende der Iteration noch offen sind. Denn wenn wir mal ehrlich sind: Streber, die alle ihre Work Items auch abschließen, sind im Entwicklungsteam ungern gesehen… Durch die Angabe des Überlastungsfaktors (Exhaustion Factor) werden nicht alle verfügbaren Kapazitäten dekrementiert und somit die eigenen Kapazitäten überbucht. Bei der Vergabe neu aufkommender Work Items kann argumentiert werden, dass diese nicht mehr angenommen und abgearbeitet werden können.

Integration in Outlook

Durch die Integration in Outlook kann die automatische Abarbeitung der Work Items basierend auf Ihrer Arbeitszeit geschehen. Darüber hinaus können Sie Keywords in Terminen bestimmen, zu denen eine weitere Dekrementierung erfolgen soll. So können Sie, ohne einen weiteren Gedanken an das Tracking Ihrer Aufgaben zu verschwenden, sorgenlos in Termine gehen. Die Keywords „stand-up“, „daily“ und „iteration planning“ haben sich in unseren Tests bei Entwicklern als überaus beliebt herausgestellt, dicht gefolgt von „Mitarbeitergespräch“.

Erfassung von Kapazitäten und Arbeitstagen

AIT AWE ruft die Kapazitäten und Arbeitstage des Entwicklers aus dem Team Foundation Server ab. Eine spätere Änderung der Zeiten, bspw. durch neu eingegebene Krankheitstage und Verschiebung von Terminen (siehe Outlook Integration), führt zu einer automatischen Erhöhung der Misserfolgsquote und Anpassung der Abarbeitungsgeschwindigkeit, so dass die Work Items dementsprechend abgearbeitet werden.

On-demand ad-hoc Iterationskorrektur

Abgesehen von der nebenläufigen, zeitlich gesteuerten Dekrementierung bietet AIT AWE ebenfalls eine ad-hoc Funktion zur automatischen Bereinigung der Work Items in der aktuellen Iteration an. Diese manuell angestoßene nachträgliche Iterationskorrektur greift auf ein bisher ungenutztes API Feature (it’s not a bug!) im Team Foundation Server zu. Das dazu neu entwickelte TFS History Revision System™ erlaubt es uns noch offene Work Items in der Vergangenheit zu dekrementieren und zu schließen. So können Sie auch kurz vor einer Iterationsplanung Ihr eigenes Burn-Down Chart korrigieren und zeigen, was Sie an jedem Arbeitstag erledigt haben.

Product Roadmap von AIT AWE

Die Entwicklung von AIT AWE ist noch lange nicht abgeschlossen. Feedback und Kundenwünsche wurden aufgenommen und in unsere Roadmap integriert:

  • Intelligente Dekrementierung durch Analyse bisheriger Iterationen unter Einsatz der Microsoft AI „Tay“
  • Kontextspezifische Verknüpfung von Commits zu Work Items
  • Integration in gängige Zeiterfassungssysteme zur automatischen Zeitbuchung
  • Generierung neuer Work Items bei der Iterationsplanung

In Planung: AIT AWE for Project Managers

Nach den ersten Erfolgen bei Entwicklern erhielten wir zahlreiche Anfragen von Projektmanagern, auch diese in Ihrer täglichen Arbeit mit Entwicklern zu unterstützen. Bereiten Sie sich schon nun auf das Release von AIT AWE for Project Managers vor und nehmen Sie die Projektabarbeitung wieder selbst in die Hand! Verringern Sie schlagartig Ihre Abhängigkeit von der Zuarbeit der Entwickler und erhalten Sie am Ende jeder Iteration dem Projektträger vorzeigbare Burn-Down Charts. In unserer einfach zu installierenden und bedienbaren serverseitigen Extension für den Microsoft Team Foundation Server werden unter anderem folgende Features verwirklicht:

  • Automatisierte Iterationsplanung durch Generierung von Features, PBIs und Tasks inklusive Aufwandschätzung und Priorisierung anhand zuvor durchgeführter Projekte
  • Intelligente Verteilung von Work Items auf Kapazitäten der verfügbaren Teammitglieder durch den bereits bewährten AIT RNG© Service
  • Intelligent automatisierte Dekrementierung des Bearbeitungsfortschritts der Work Items auf Basis von Burn-Down Templates für das gesamte Entwicklungsteam
  • Auswahl aus einer Vielzahl von Burn-Down Templates für die Präsentation beim Projektträger

Fazit

Durch die nebenläufig automatisierte Zustandsänderung und Dekrementierung der Work Items kann sich der Entwickler wieder uneingeschränkt seinen eigenen Entwicklungstätigkeiten widmen. Neben der Zeitersparnis hilft AIT AWE die Zufriedenheit zu heben, da das unliebsame und mühevolle Tracking abgenommen wird und durch die Iterationskorrektur jederzeit präsentierbare Arbeitsergebnisse erstellt werden können.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Software-Entwicklung und Architektur von .NET basierten Lösungen oder bei Einführung und Anpassung von Visual Studio / Microsoft Test Manager / Team Foundation Server?

Wir stehen Ihnen unter info(at)aitgmbh.de gerne zur Verfügung.

Links und weiterführende Informationen

[1] http://www.aitgmbh.de/downloads/team-foundation-server-tools.html

[2] https://en.wikipedia.org/wiki/Random_number_generation

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Eine Antwort zu “Experience the next Generation in Workflow Assistance for Developers: AIT AWE – The Automated Workflow Extension”

  1. NeDrY sagt:

    Hehe, schöner Aprilscherz 🙂

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